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Línea Ética

ABC DE LA LÍNEA ÉTICA

¿Qué es la Línea Ética?
Es un mecanismo de comunicación que permite a los grupos de interés reportar de manera confidencial y anónima desviaciones (irregularidades y conductas fraudulentas), en el ejercicio de las actividades propias de PQP.
¿Para qué sirve la Línea Ética?
La línea ética sirve para reportar fraudes u otras conductas irregulares o contrarias a las políticas y procedimientos establecidos en el código de ética, política antifraude, plan anticorrupción, reglamento interno de trabajo, código de buen gobierno y demás normas que en futuro adopte PQP.
¿Quiénes pueden reportar?
Los grupos de interés que conozcan o evidencien alguna conducta irregular o fraudulenta cometida en el ejercicio de las actividades propias de PQP. Los usuarios de la línea ética pueden conservar el anonimato o dejar sus datos personales los cuales serán tratados bajo estricta confidencialidad y conforme a la Ley 1581 de 2012 que constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.
¿Cuándo debo usar la Línea Ética?
Cuando conozca, le informen y esté involucrado en una situación, tenga inquietudes o un problema ético o de cumplimiento que prefiera que gestione un tercero en lugar de tratarlo directamente con su responsable o con otra persona del trabajo. La decisión de usar la Línea Ética es totalmente voluntaria.
¿Qué se puede reportar?
En la línea ética se podrán reportar cualquiera de las siguientes irregularidades: a) Consultas sobre su actuar ético b) Situación personal que va en contravía del Código de Ética y/o de Buen Gobierno. c) Quejas sobre el actuar de un superior d) Acoso laboral y/o sexual e) Incumplimiento de regulaciones y leyes. f) Fraude g) Favorecimiento h) Participación en actividades sospechosas de lavado de activos o de financiación del terrorismo. i) Ejecutar prácticas comerciales irregulares y/o competencia desleal j) Abuso de la condición de empleado o colaborador del grupo para obtener beneficios propios o para terceros. k) Revelación a terceros de información confidencial. l) Acceso no autorizado a información sensible m) Abuso tecnológico o sabotaje. n) Otros: Cualquier tipo de conducta que vaya en contra de los valores, misión, visión y buenas prácticas establecidas en PQP.
¿Cómo uso la Línea Ética?
Mediante un acceso directo ubicado en la Pagina Web de la Compañía (www.pqp.com.co), al cual se puede acceder desde cualquier equipo que tenga acceso a Internet, o para los empleados a través del acceso directo ubicado en la Intranet. En ambas opciones de acceso, el denunciante podrá mantenerse en el anonimato si asi lo desea y PQP se compromete en que nunca intentará hacer un seguimiento de su dirección o de identificarle de otro modo. El sistema del portal de comunicación web e intranet se encuentran disponibles las 24 horas del día, durante los siete días de la semana todos los días del año.
¿Puedo tener problemas si denuncio a través de la Línea Ética?
No. La Línea Ética se le ofrece para que pueda usarla y estar protegida su identidad si así lo desea. PQP S.A. prohíbe estrictamente que se tomen represalias de cualquier tipo contra las personas que hayan elegido usar la Línea Ética para denunciar problemas éticos.
¿Cómo realizo una adecuada denuncia?
Teniendo a la mano toda la información de modo, tiempo y lugar. Es decir, cómo, cuándo y dónde y que sea verificable. Si por ejemplo se trata de un contrato, tenga a mano el número, el lugar en el que ocurrió la posible falta y la fecha aproximada. Trate de anexar toda la información que sea pertinente y objetiva.
¿Es segura la Línea Ética?
Sí. Los informes de denuncia se envían directamente el servidor seguro de PQP para evitar cualquier posible infracción de la seguridad. Solo un número muy reducido y seleccionado de personal de PQP S.A. y su Grupo Empresarial tiene acceso a estos informes. El objetivo de la Línea Ética es facilitar el flujo libre de información y ofrecer una forma segura a los empleados partes interesadas de expresar sus preguntas, preocupaciones o situaciones inadecuadas.
¿Puedo mantenerme en el anonimato?
Sí. Puede mantenerse en el anonimato. Ninguna persona de PQP S.A. y su Grupo Empresarial realizara algún esfuerzo por identificarlo.
¿Si me mantengo en el anonimato, cómo recibo información sobre el estado del reporte?
Si decide presentar su informe de forma anónima, se le facilitará un número de reporte y creará una contraseña, asegúrese de anotar estos datos y de guardarlos en un lugar seguro. A partir de ese momento, podrá usarlos para volver a ponerse en contacto con PQP y comprobar el estado de su reporte, proporcionar más información o responder a preguntas de seguimiento del personal que esté verificando su situación.
Si me mantengo en el anonimato, ¿Cómo pueden los investigadores ponerse en ¬contacto conmigo con fines de seguimiento?
Si usted decide mantener el anonimato no existe forma alguna de que la Compañía pueda contacto con usted, por lo cual es muy importante que la denuncia sea lo mas detallada posible y que anexe la documentación que la respalda. Si desea que representantes autorizados por el Comité de Etica o miembros del Comité de Etica se pongan en contacto con usted, es necesario entonces dejar su nombre y un numero de contacto.
¿Qué tipo de cosas se reportan, denuncian o consultan?
A través de la Línea Ética se reportan comportamientos inadecuados de funcionarios de la Empresa y/o actos que violan los principios y valores establecidos en el Código de Ética. También se reportan posibles vulneraciones a lo establecido en los Manuales Antifraude, Anticorrupción, contra el lavado de activos y la financiación al terrorismo y Norma de Prácticas Corruptas en el Extranjero, entre otras.
¿Cómo consulto la respuesta a mi denuncia y consulta?
Si usted desea recibir retroalimentación sobre las acciones tomadas con su consulta es necesario que nos deje su nombre y línea o dirección de contacto. De lo contrario será imposible brindarle esta retroalimentación.
Si ya no trabajo en PQP, ¿puedo denunciar?
Sí. Utilizando el vinculo establecido en la pagina web de la compañía.
¿Cómo me aseguran la confidencialidad?
El proceso tanto a nivel de pagina web como de intranet, garantiza que las únicas personas que acceden a la información son los miembros del Comité de Etica. Recuerde que usted tiene la opción si así lo desea, de conservar el anonimato al reportar la situación o evento.
Me da miedo denunciar, ¿qué hago?
Puede presentar su denuncia a través de la pagina web o la intranet de manera anónima sin necesidad de dar sus datos personales. La compañía le garantiza el manejo apropiado de la información allí consignada la cual es considerada como confidencial.
FORMULARIO PARA QUE NOS REPORTE SU CASO
ESTE ES UN ESPACIO RESERVADO PARA COMUNICAR UNA SITUACIÓN QUE ATENTA CONTRA LA ÉTICA, PRINCIPIOS Y VALORES DE NUESTRA COMPAÑÍA.
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Cual es la relación con PQP de la(s) persona(s) reportada(s):
Tipo de evento que desea reportar:
Respalde su queja o denuncia con archivos (Máx. 2MB y pdf,jpg,png y tiff).
Si lo desea, déjenos sus datos de contacto (Opcional)
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